სამმართველოს სისტემა 

1. სამმართველოს სისტემაში შედიან:

ა) სამმართველოს სტრუქტურული ქვედანაყოფები, რომელთა ერთიანობა ქმნის სამმართველოს აპარატს;

ბ) სამმართველოს ტერიტორიული ორგანოები.

2. სამმართველოს სტრუქტურული ქვედანაყოფებია:

ა) ცენტრალური არქივის სამსახური;

ბ) ანალიტიკურ-მეთოდიკური და ტერიტორიულ ორგანოებთან მუშაობის სამსახური;

გ) საქმისწარმოების სამსახური;

დ) იურიდიული და ადამიანური რესურსების მართვის სამსახური;

ე) საზღვარგარეთთან, საზოგადოებასთან, მასმედიასთან ურთიერთობის, დოკუმენტების გამოყენების და პუბლიკაციის სამსახური;

ვ) დოკუმენტების რესტავრაციის და მიკროფილმირების სამსახური;

ზ) დაკომპლექტებისა და დოკუმენტების სამეცნიერო-ტექნიკური დამუშავების სამსახური;

თ) საფინანსო-საბუღალტრო სამსახური;

ი) სახელმწიფო შესყიდვებისა და მატერიალურ-ტექნიკური უზრუნველყოფის სამსახური.

3. ცენტრალური არქივის სამსახური ძირითად ამოცანებს ახორციელებს მასში შემავალი შემდეგი განყოფილებების მეშვეობით:

ა) ეროვნული საარქივო ფონდის დოკუმენტების დაცვის, ინფორმაციისა და გამოყენების განყოფილება;

ბ) ეროვნული საარქივო ფონდის აღრიცხვისა და სამეცნიერო-საცნობარო განყოფილება;

გ) საინფორმაციო-ტექნოლოგიებისა და დიგიტალიზაციის განყოფილება.

4. სამმართველოში შემავალ სტრუქტურულ ქვედანაყოფებს ხელმძღვანელობენ სამსახურის უფროსები.

5.  სამსახურის უფროსი:

ა) ხელმძღვანელობს და წარმართავს სამსახურის საქმიანობას, იღებს გადაწყვეტილებებს სამსახურის კომპეტენციას მიკუთვნებულ საკითხებზე;

ბ) ასრულებს სამმართველოს უფროსის და კურატორი სამმართველოს უფროსის მოადგილის დავალებებს და მითითებებს;

გ) სამსახურის თანამშრომლებს შორის ანაწილებს ფუნქციებს შესაბამისი კომპეტენციის მიხედვით;

დ) სამმართველოს უფროსს წარუდგენს რეკომენდაციებს სამსახურის თანამშრომელთა წახალისების ან დისციპლინური პასუხისმგებლობის ზომის გამოყენების შესახებ;

ე) ადგენს სამსახურის სამუშაო გეგმას და პასუხისმგებელია მის შესრულებაზე;

ვ) კვარტალში ერთხელ სამმართველოს უფროსს (კურატორ სამმართველოს უფროსის მოადგილეს) წარუდგენს ანგარიშს სამსახურის მიერ გაწეული საქმიანობის შესახებ.

6. სამმართველოს სტრუქტურული ქვედანაყოფების ხელმძღვანელები ანგარიშვალდებულნი არიან სამმართველოს უფროსის წინაშე.

7. სამმართველოს სტრუქტურული ერთეულების ფუნქციები და ამოცანები  განისაზღვრება სამმართველოს უფროსის ბრძანებით.

8. სამმართველოს ტერიტორიული ორგანოებია:

ა) ქობულეთის არქივი;

ბ) ხელვაჩაურის არქივი;

გ) ქედის არქივი;

დ) შუახევის არქივი;

ე) ხულოს არქივი.

9. სამმართველოს ტერიტორიული ორგანოს მმართველობის სფერო, უფლება-მოვალეობანი და საქმიანობის ძირითადი მიმართულებები განისაზღვრება ტერიტორიული ორგანოს დებულებით, რომელსაც სამმართველოს უფროსის წარდგინებით ამტკიცებს აჭარის ავტონომიური რესპუბლიკის განათლების, კულტურისა და სპორტის მინისტრი.

10. სამმართველოს ტერიტორიული ორგანოს ხელმძღვანელსა და მის მოადგილეს სამმართველოს ხელმძღვანელის წარდგინებით თანამდებობაზე ნიშნავს და თანამდებობიდან ათავისუფლებს მინისტრი. (14.07.2021 N7)

 

ცენტრალური არქივის სამსახური

აჭარის ავტონომიური რესპუბლიკის განათლების, კულტურისა და სპორტის სამინისტროს საქვეუწყებო დაწესებულება - საარქივო სამმართველო

ცენტრალური არქივის სამსახურის უფროსი

 

ეროვნული საარქივო ფონდის დოკუმენტების დაცვის, ინფორმაციისა და გამოყენების განყოფილება

განყოფილების უფროსი

 

საინფორმაციო ტექნოლოგიებისა და დიგიტალიზაციის განყოფილება

განყოფილების უფროსი

 

ეროვნული საარქივო ფონდის   აღრიცხვის და  სამეცნიერო-საცნობარო განყოფილება

განყოფილების უფროსი

 

ანალიტიკურ - მეთოდიკური და ტერიტორიულ ორგანოებთან მუშაობის სამსახური

 

სამსახურის უფროსი 

 

იურიდიული და ადამიანური რესურსების მართვის სამსახური

სამსახურის უფროსი  

 

საქმისწარმოების სამსახური

 

სამსახურის უფროსი 

 

დაკომპლექტებისა და დოკუმენტების სამეცნიერო - ტექნიკური დამუშავების სამსახური

სამსახურის უფროსი 

 

დოკუმენტების რესტავრაციის და მიკროფილმირების სამსახური

 

სამსახურის უფროსი 

 

საზღვარგარეთთან, საზოგადოებასთან მასმედიასთან ურთიერთობის
დოკუმენტების  გამოყენების და პუბლიკაციის სამსახური

 

 სამსახურის უფროსი 

 

საფინანსო-საბუღალტრო სამსახური

 

სამსახურის უფროსი 

 

 სახელმწიფო შსყიდვებისა  და მატერიალურ - ტექნიკური უზრუნველყოფის სამსახური

 

სამსახურის უფროსი 

 

ქობულეთის არქივი

 

ტერიტორიული ორგანოს ქობულეთის არქივის უფროსი

 

 

შუახევის არქივი

 

ტერიტორიული ორგანოს შუახევის არქივის უფროსი

 

ქედის არქივი

 

ტერიტორიული ორგანოს ქედის არქივის უფროსი

 

ხელვაჩაურის არქივი

 

ტერიტორიული ორგანოს ხელვაჩაურის არქივის უფროსი

 

ხულოს არქივი

 

ტერიტორიული ორგანოს ხულოს არქივის უფროსი

 

 

 სამმართველოს ამოცანები და ფუნქციები

1. დაკისრებული ამოცანების შესაბამისად სამმართველო:

ა) საარქივო ფონდის ფორმირებისა და შევსების მიზნით:

ა.ა) განსაზღვრავს საარქივო ფონდის დაკომპლექტების წყარო-დაწესებულებებს, დოკუმენტების სახეობებსა და ნაირსახეობების შემადგენლობას;

ა.ბ) ახორციელებს დოკუმენტების მიკუთვნებას საარქივო ფონდის შემადგენლობისადმი შემფასებელი ექსპერტიზის შედეგების დამტკიცების საფუძველზე, საარქივო ფონდის შემადგენლობის ოპტიმიზაციისათვის ატარებს მიზნობრივ ექსპერტიზას;

ა.გ) აწარმოებს საარქივო ფონდის შესავსებად დოკუმენტების დროულად და მოწესრიგებული სახით მიღებას;

ა.დ) ფიზიკური ან იურიდიული პირის საარქივო ფონდის კუთვნილი დოკუმენტების გაყიდვის შემთხვევაში იყენებს კანონით დადგენილ მისი შესყიდვის უპირატეს უფლებას;

ა.ე) გასცემს ნებართვას აჭარის ავტონომიური რესპუბლიკის ტერიტორიაზე ძველი დოკუმენტური ძეგლების მოძიებასა და შეგროვებაზე;

ა.ვ) განიხილავს და ხელისუფლებისა და მმართველობის შესაბამის ორგანოებთან შეთანხმებით წყვეტს ავტონომიური რესპუბლიკის ფარგლებში დოკუმენტების ერთი სახელმწიფო არქივიდან მეორეში გადაცემის საკითხებს, კანონით დადგენილი წესით გასცემს ნებართვას საარქივო ფონდის დოკუმენტების ასლების გატანის თაობაზე;

ა.ზ) აკონტროლებს აჭარის ავტონომიური რესპუბლიკის არქივებში დოკუმენტების გადაცემის დადგენილი წესის დაცვას, უზრუნველყოფს საარქივო ფონდის შევსებას დოკუმენტებით, რომლებიც წარმოიშობა აჭარის ავტონომიური რესპუბლიკის ხელისუფლების და მმართველობის, საზოგადოებრივი ორგანიზაციების, პოლიტიკური, კონფენსიური გაერთიანების და სხვა იურიდიული პირების საქმიანობის პროცესში, ორგანიზაციას უწევს მოქალაქეთა საკუთრებაში არსებული მნიშვნელოვანი დოკუმენტების შეძენას;

ბ) საარქივო ფონდის დოკუმენტების დაცვისა და შენახვის უზრუნველყოფის მიზნით:

ბ.ა) ახორციელებს სამმართველოში განთავსებული საარქივო დოკუმენტების დაცვის, შენახვისა და ოპტიმიზაციის ღონისძიებებს;

ბ.ბ) აწარმოებს საარქივო ფონდის დოკუმენტების სპეციალური ტექნიკური დამუშავების სამუშაოთა კომპლექსს მათი ფიზიკურ-ქიმიური და ბიოლოგიური დაცვისათვის (კონსერვაცია, რესტავრაცია, დეზინფექცია, დეზინსექცია და ა.შ.), ქმნის საარქივო ფონდის განსაკუთრებული ღირებულების მქონე დოკუმენტების სადაზღვევო და სარგებლობის ფონდს (სარგებლობისათვის ნებადართული დოკუმენტების პირების ფონდს);

ბ.გ) ახორციელებს საარქივო ფონდის დოკუმენტების დაცვის და შენახვის კონტროლს და ზედამხედველობას განურჩევლად მათი შენახვის ადგილისა;

ბ.დ) ორგანიზაციას უწევს დოკუმენტების შენახვის ოპტიმალური პირობების შექმნას და მათი ფიზიკურ-ქიმიური დაცვის უზრუნველყოფას;

გ) საარქივო ფონდის დოკუმენტების აღწერის და ცენტრალიზებული აღრიცხვის დარგში:

გ.ა) აწარმოებს საარქივო ფონდის დოკუმენტების ცენტრალიზებულ აღრიცხვას მოქმედი კანონმდებლობის შესაბამისად. ახორციელებს სამმართველოში დოკუმენტების შემოსვლის და გასვლის აღრიცხვას, განსაკუთრებულად ღირებულ საქმეთა და სადაზღვევო ფონდის პირების აღრიცხვას;

გ.ბ) აანალიზებს და განაზოგადებს ეროვნული საარქივო ფონდის დოკუმენტების ცენტრალიზებული აღრიცხვის დადგენილი წესით მიღებულ მონაცემებს, ამზადებს სტატისტიკურ ანგარიშს ეროვნული საარქივო ფონდის მოცულობის შესახებ;

გ.გ) უზრუნველყოფს საარქივო ფონდის დოკუმენტების საინფორმაციო-საძიებო სისტემის შექმნას და განვითარებას, ამ დარგში ელექტრონული ტექნოლოგიების დანერგვას;

დ) საარქივო ფონდის დოკუმენტებით სარგებლობის დარგში:

დ.ა) კანონმდებლობით დადგენილი წესით უზრუნველყოფს საარქივო ფონდის დოკუმენტებთან დაინტერესებული პირების თავისუფალ დაშვებას;

დ.ბ) დადგენილი წესით აქვეყნებს საარქივო ფონდის დოკუმენტებს, საცნობარო-საინფორმაციო ლიტერატურას არქივებში დაცული დოკუმენტების შემადგენლობის და შინაარსის შესახებ;

დ.გ) თავისი ინიციატივით და შემოსულ შეკითხვებზე პასუხად ამზადებს ინფორმაციას საარქივო დოკუმენტების შესახებ, სახელმწიფოებრივი, ეკონომიკური, სამეცნიერო და სოციალურ-კულტურული მიზნებით მათ გამოსაყენებლად. დადგენილი წესით გასცემს სოციალურ-უფლებრივი ხასიათის ცნობებს საარქივო დოკუმენტების მიხედვით, აგრეთვე დოკუმენტების პირებსა და დოკუმენტებიდან ამონაწერებს; ამზადებს ეროვნული საარქივო ფონდის დოკუმენტების თემატურ გამოფენებს;

ე) დაწესებულებათა არქივებისა და საქმისწარმოებაში დოკუმენტების ორგანიზაციის სრულყოფის მიზნით:

ე.ა) კოორდინაციას უწევს აჭარის ავტონომიური რესპუბლიკის ხელისუფლების ორგანოების და სხვადასხვა დაწესებულებების მიერ საარქივო საქმის ორგანიზაციას და დოკუმენტებზე მუშაობის პროცესში საქმისწარმოების წესების დაცვას, ახორციელებს საქმისწარმოების და დოკუმენტაციის უნიფიცირებული სისტემების განვითარებას;

ე.ბ) უწევს ორგანიზაციულ-მეთოდიკურ ხელმძღვანელობას და კონტროლს დაწესებულებათა არქივების მუშაობას და დაწესებულებათა დოკუმენტაციის მომზადებას სამმართველოში ჩასაბარებლად. ხელს უწყობს დაწესებულებათა არქივების მუშაობის ორგანიზაციის სრულყოფას და განვითარებას, მათში დოკუმენტების დაცვის და გამოყენების უზრუნველყოფას;

ე.გ) ატარებს სამეცნიერო-კვლევით მუშაობას არქივმცოდნეობის და დოკუმენტმცოდნეობის დარგში. ხელმძღვანელობს არქივების სამეცნიერო-კვლევით და მეთოდურ მუშაობას. შეიმუშავებს ღონისძიებებს საარქივო საქმის პრაქტიკაში მეცნიერულ გამოკვლევათა შედეგებისა და მეცნიერულ-ტექნიკური პროგრესის მიღწევების დანერგვისათვის;

ვ) საარქივო საქმის მართვის მიზნით:

ვ.ა) შეიმუშავებს პერსპექტიულ მიზნობრივ პროგრამებს და მიმდინარე გეგმებს ავტონომიურ რესპუბლიკაში საარქივო საქმის განვითარების საკითხებზე;

ვ.ბ)  ამზადებს საინიციატივო ინფორმაციებს საარქივო ფონდის დოკუმენტების პოლიტიკურ, სახელმწიფოებრივ, საზოგადოებრივ, სამეურნეო, სამეცნიერო და სოციალურ-კულტურული მიზნებისათვის გამოსაყენებლად;

ზ) ახორციელებს ღონისძიებებს არქივის ქსელის და სტრუქტურის სრულყოფისათვის;

თ) შეიმუშავებს წინადადებებს კადრების მომზადების, შერჩევის და კვალიფიკაციის ამაღლების საკითხებზე;

ი) ახორციელებს საქართველოსა და აჭარის ავტონომიური რესპუბლიკის კანომდებლობით გათვალისწინებულ სხვა ფუნქციებს და ამოცანებს.